Finance Administrator – Stanford University-Paris

Nom du programme/ université/Program or University Name : Stanford University Program in Paris

Intitulé du poste/Job Title : BOSP-Paris Finance Administrator - 75% FTE

Nature du poste/Job Type : Administratif

Lieu du poste/Location : Paris

Type de contrat : CDI

Lien :

job description :

Position availability :

Responsibilities :

TÂCHES PRINCIPALES

Gestion financière

Gérer les transactions financières nécessaires au fonctionnement du programme à l'étranger au Centre, y compris, mais sans s'y limiter, les paiements de location, l'achat de fournitures de bureau, les sorties sur le terrain, le matériel de bibliothèque et le logement étudiant.
Coordonner l’administration des salaires et de la paie, avec l’aide de fournisseurs externes.
Superviser l'administration financière des baux et des contrats locaux, y compris le paiement des loyers et des factures, en interface avec les locataires et les entrepreneurs.
Fournir des informations aux étudiants concernant les politiques et procédures financières.
Tenir des registres financiers conformément aux politiques de Stanford et aux lois locales.
Préparer les dépenses et les suivre par rapport au plan budgétaire annuel avec l'appui du directeur du centre.
Préparer et gérer les rapports de trésorerie mensuels, le livre de copmpte, envoyer les relevés bancaires et les données de rapprochement comptable au siège social du BOSP.
Assurer la liaison entre le centre et le personnel du campus d'origine du BOSP pour résoudre les problèmes financiers.

Soutien administratif général

Travailler sur des projets à long et court terme avec des équipes aux USA et en France.
Proposer des solutions créatives pour améliorer le flux de travail et optimiser les opérations.
Mettre en place des systèmes pour faciliter le travail de l’équipe.
Aider le directeur à rechercher et à établir les avantages de l'équipe conformément aux lois et réglementations locales.
Consolider les fichiers et les archives pour garantir efficacité et transparence.
Fournir un soutien de base non académique aux professeurs invités.
Accueillir les visiteurs et les diriger vers les personnes appropriées, répondre au téléphone et servir de ressource sur les procédures de l'unité et les demandes de renseignements générales.
Organiser des réunions et participer aux conférences de routine, notamment en planifiant les salles, en gérant l'équipement, en commandant des repas et en assemblant le matériel.
Créer et maintenir des fichiers et des systèmes de classement.
Diffusez les communications de routine telles que les mémos, les avis, les e-mails et les lettres.
Générer des communications de routine ; coordonner la production (formatage, copie, etc.) et la diffusion de documents, tels que des présentations, des documents de cours, du matériel de conférence et de séminaire, des rapports complexes, des brochures et des affichages.
Participer aux événements du programme selon les besoins.
À tour de rôle avec vos collègues, soyez joignable et prêt à répondre aux préoccupations des étudiants 24 heures sur 24. En cas d'urgence, réagissez rapidement et travaillez avec le directeur et les autres membres du personnel pour fournir le soutien approprié.

Assistance technologique

Sous la direction du directeur informatique VPUE et des fournisseurs locaux, coordonner et dépanner tous les services de communication du centre.
Coordonner l’achat, la réparation et l’élimination des équipements techniques.
Fournir un soutien technologique aux professeurs invités, aux professeurs locaux, aux étudiants et au personnel.
Installer et mettre à jour les systèmes informatiques, notamment en veillant au respect des normes de sécurité et à une fonctionnalité optimale pour chaque utilisateur.
Installer, configurer les logiciels et le matériel informatique, entretenir le réseau informatique et Internet, résoudre les problèmes techniques dès qu'ils surviennent.
Rechercher et mettre en œuvre de nouveaux systèmes pour augmenter l’efficacité et la facilité d’utilisation.

Assistance supplémentaire

Aider à la coordination des professeurs invités, aux services aux étudiants et aux tâches administratives générales.

Ces tâches peuvent être ajustées si nécessaire pour répondre aux besoins commerciaux et académiques du programme d'études à l'étranger de Stanford

Skills :

MINIMUM REQUIREMENTS

Connaissances, compétences et aptitudes

Maîtrise du français quasi-natif, tant à l'oral qu'à l'écrit.
Maîtrise de l'anglais quasi-natif, tant à l'oral qu'à l'écrit.
Collaborer avec une équipe, être capable de travailler dans deux cultures et langues pour garantir que le travail est effectué efficacement.
Connaissance avancée de la culture, de l'histoire et de l'étiquette des affaires françaises.
Connaissance générale des communautés académiques françaises.

Maîtrise avancée des applications métiers, telles que la suite Microsoft Office, notamment Excel. Maîtrise informatique avancée et aptitude à utiliser Microsoft Word, PowerPoint, Excel, les systèmes d'exploitation et les bases de données.
Connaissance démontrée des systèmes financiers.
Expertise financière en comptabilité et en planification budgétaire.
Capacité démontrée à établir des priorités, à gérer des priorités changeantes et à gérer de nombreux projets urgents avec des délais multiples, en travaillant de manière indépendante et en collaboration, le cas échéant, avec des collègues professionnels au sein du centre et à l'étranger dans un environnement axé sur l'équipe.
Capacité à atteindre des objectifs en travaillant par des canaux formels et informels, avec diplomatie et tact.
Grande attention aux détails avec un haut niveau de précision.
Créativité démontrée, capacité de résolution de problèmes, d'analyse critique, d'initiative, de jugement et de prise de décision.
Compréhension du travail dans une université complexe ou un environnement similaire avec capacité avérée à faire preuve de patience et de flexibilité avec les étudiants, les parents, le personnel, les professeurs et les constituants extérieurs.
Conscience et sensibilité à l'égard de la diversité de la population étudiante de l'Université de Stanford.
Solides compétences interpersonnelles, capable de favoriser et de maintenir une collaboration efficace, la confiance, le travail d'équipe et le respect.

Qualifications :

Formation et expérience

Diplôme universitaire de quatre ans et cinq années d’expérience pertinente en gestion administrative et financière ou une combinaison d’études et d’expérience.
Participation préalable à une université anglophone préférée.

Other :

L'Université de Stanford est l'une des principales institutions de recherche et d'enseignement au monde. Notre mission est de former les futurs dirigeants et de promouvoir la recherche et l’enseignement interdisciplinaires de classe mondiale. Un aspect clé de ceci est d’offrir de sérieuses opportunités d’éducation internationale à nos étudiants. Maintenir et développer ces offres riches est un projet intensément créatif, enrichissant et stimulant.

Pour plus d’informations sur le programme BOSP Paris, veuillez cliquer ici.

Stanford est un employeur garantissant l'égalité des chances en matière d'emploi et la discrimination positive. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, de handicap, de statut d'ancien combattant protégé ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.

Conditions :

Doit être légalement autorisé à travailler en France.
Travaillera à horaires variables, le soir ou le week-end dans le cadre légal français.
Voyagera localement et/ou internationalement avec des voyages occasionnels de nuit.

Required Documents :

Tous les documents (par exemple, curriculum vitae et/ou lettre de motivation) doivent être soumis en anglais.

Contact :

Audrey Calefas-Strebelle

acalefas@stanford.edu

Sofia Narvaez-Gete Member