Dickinson – Coordinateur administratif / Coordinatrice administrative | Administrative coordinator-Paris

Nom du programme/ université/Program or University Name : Dickinson in France

Intitulé du poste/Job Title : Coordinateur administratif / Coordinatrice administrative | Administrative coordinator

Nature du poste/Job Type : Administratif | Administrative

Lieu du poste/Location : Paris

Type de contrat : CDD 9 mois, possibilité de prolongement. Poste à pourvoir dès octobre 2021.

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job description :

Position availability :

Responsibilities :

Le/La coordinateur(-trice) administratif(-ve) soutient activement les programmes de Dartmouth College à Paris, gérés par Dickinson en France. 

 

  • Agit sous la direction de la directrice de Dickinson en France (Toulouse) et collabore directement avec le consultant du programme de Dartmouth à Paris 

  • Communique les détails clés en amont du programme avec le Guarini Institute de Dartmouth College (dates du programme, inscriptions, contexte locale, etc.) 

  • Gère le budget du programme de Paris en collaboration avec le comptable et l'équipe toulousaine 

  • Gère les paiements, soumet les rapports comptables et les rapports RH en collaboration avec l'équipe de Toulouse 

  • Effectue les réservations liées au programme, comme indiqué par le consultant du programme de Paris 

  • Gère le bail et le paiement de loyer des bureaux/salles de classe 

  • Gère le bail et le paiement du loyer du logements des professeurs invités 

  • Coordonne l'arrivée des étudiants 

  • Présente une orientation sur la vie étudiante, la santé et la sécurité à l'arrivée des étudiants 

  • Agit à titre de personne-ressource pour les questions administratives des étudiants : ex. conditions d'entrée sur le territoire, pass sanitaire, cartes de transport local, soutien à la demande de visas au besoin 

  • Crée et/ou maintient une base de données pour les contacts du programme (professeurs auxiliaires, services de soutien, hôtes, etc.) 

  • Fournit des ressources administratives aux étudiants via des supports adaptés (ex. Guidebook) 

  • Agit à titre de personne-ressource sur les questions de vie étudiante (ex. accessibilité, diversité, équité et inclusion, politiques générales, santé mentale et physique); y compris la gestion des attentes, les bilans réguliers et le renforcement de la communication 

  • Développe et soutient les stratégies de recrutement des hôtes d’accueil (hébergement) en étroite collaboration avec le consultant du programme de Paris 

  • Gère la logistique et le cadre d'accueil chez des hôtes (convention, justificatifs de domicile, etc.) 

  • Accompagne les excursions/visites culturelles au besoin 

  • Fournit un soutien général au programme (sorties culturelles, rencontres, divers besoins des professeurs de Dartmouth, etc.) 

  • Fournit un soutien en cas d'urgence (astreintes tournantes incluses) 

  • Intègre activement l'équipe de mobilité internationale de Dickinson College et ses objectifs de diversité, d’équité et d’inclusion, ses initiatives de développement durable et son engagement vis-à-vis des bonnes pratiques. 

La liste ci-dessus est non-exhaustive et sujette à des modifications. 

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The administrative coordinator actively supports Dartmouth College’s programs in Paris, managed by Dickinson in France.   

 

  • Reports to Dickinson in France Director (Toulouse) and collaborates directly with Dartmouth’s Paris program consultant  

  • Communicates pre-program details with Dartmouth College’s Guarini Institute (program dates, enrollments, local updates, etc.)  

  • Manages Paris program budget in collaboration with accountant and Toulouse team  

  • Manages payments, submitting expense reports and HR reporting in collaboration with Toulouse team  

  • Secures reservations for on-site program arrangements as outlined by Paris program consultant   

  • Manages relations/lease payment for office space/classrooms 

  • Manages property, lease and rent payment of visiting faculty housing   

  • Coordinates student arrival   

  • Conducts student life, health & safety orientation upon the students’ arrival   

  • Acts as point person for student administrative issues: ex. Entry requirements, health pass, local transportation passes, visa support as needed 

  • Creates and/or maintains data base for program contacts (adjunct professors, support services, hosts, etc.)  

  • Provides student administrative resources via adapted media (ex. Guidebook)  

  • Liaises with students on student life issues (ex. accessibility, diversity, equity and inclusion, general policies, mental and physical health); including expectation-setting, check-ins and reinforcing communication  

  • Develops and supports host recruitment strategies in close collaboration with Paris program consultant  

  • Manages logistics and framework of homestay agreements (convention, justificatifs de domicile, etc.)  

  • Accompanies student excursions/cultural visits as needed  

  • Provides general program support (social gatherings, various faculty needs, etc.)  

  • Provides medical/emergency support (rotating on-call duties included)  

  • Actively integrates Dickinson’s global international education team, including DEI, sustainability initiatives and development of best practices.  
     

The above list is subject to change. 

 

Skills :

Maîtrise à l'écrit et à l'oral anglais et français 

Compétences relationnelles et interculturelles 

Compétences informatiques (Microsoft Office et internet) 

Compétences administratives et organisationnelle  

Bonne connaissance de Paris 

Expérience dans le domaine de mobilité étudiante  

 

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Mastry of written and oral French and English 

Strong people skills and (inter)cultural fluency  

Proficiency Microsoft Office and internet  

Administrative and organizational skills 

Familiarity with Paris  

Past experience in FR/US Study Abroad field

 

Qualifications :

Master (Bac +5)

 

Other :

Les candidats doivent avoir les autorisations administratives à travailler et vivre en France avant leur nomination. 

Date limite des candidatures : 30 sept 2021 

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Candidates must have appropriate authorisation to work and live in France prior to appointment. 

Deadline to apply: Sept 30, 2021

 

Conditions :

Télétravail partiel possible 

Déplacements ponctuels et planifiés lors des excursions, sorties 

Astreinte en rotation avec les autres membres de l'équipe 

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Partial remote work possible  

Travel for planned excursions, events 

On-call duties (in rotation with other team members)

 

Required Documents :

CV et lettre de motivation en français et anglais 

Le nom et les coordonnées de 2 personnalités pouvant être contactées pour des recommandations.

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Resume and cover letter in French and in English 

Name and contact information of 2 references

 

Contact :

Julia Carnine, directrice Dickinson en France - carninej@dickinson.edu