Coordinatrice·eur des programmes sur mesure -IES Paris
Nom du programme/ université/Program or University Name : IES Abroad Paris
Intitulé du poste/Job Title : Coordinatrice·eur des programmes sur mesure
Nature du poste/Job Type : Customized Program Coordinator
Lieu du poste/Location : Paris
Type de contrat : CDD à temps plein de nov 2023 au juillet 2024
Lien :
job description :
Position availability :
Responsibilities :
Ce poste se ressemble à un profil assistant de direction ou chef de projet événementiel. Il demande une organisation efficace afin de coordonner des détails minutieux liés à chaque programme accueilli par le centre. Une bonne communication avec l’équipe, les universités partenaires, les professeurs, ainsi qu’avec les fournisseurs de tous types (musées, restaurants, guides, passes Navigo, ateliers, hébergements, etc.) est également primordiale. Nous recherchons une personne avec des compétences exceptionnelles en matière d’organisation et de gestion du temps et capable d’effectuer plusieurs tâches en même temps, ou de prioriser la charge de travail quotidienne.
Skills :
Toute l’équipe d’IES Paris est mise à contribution pour les réservations et l’accompagnement des programmes. Ce poste devra coordonner les emplois du temps de chaque programme sur mesure.
Coordination & logistiques
· Agir comme point de contact entre l'équipe et les collaborateurs internes/externes
· Traiter les demandes et les requêtes de manière appropriée
· Capacité à assurer la gestion de situations complexes : des imprévus peuvent toujours se produire, même lorsqu’on a tout planifié. Le client engage notre responsabilité pour s’occuper des problèmes et les résoudre le plus rapidement possible.
· Créativité : ce poste demande de l’imagination et surtout l’envie de créer des projets innovants et originaux. Nous sommes souvent face à des requêtes sans réponse évidente qui doivent être solutionnées ou transformées. « Thinking outside the box becomes the key to success »
· Financement et négociation : gérer le budget en étroite collaboration avec la Directrice adjointe et convenir des prestations avec les fournisseurs et les intervenants.
· Travailler en étroite collaboration avec l’Office manager sur les réservations et facturations
· Gestion d’équipe : le coordinateur ne fait évidemment pas tout lui-même, il doit donc savoir bien coordonner le travail de l’équipe lors de l’organisation d’événements.
· Gérer les outils de communication et de suivi de l’équipe (CP Booking Log, téléphones d’activités, etc)
· Préparer les emplois du temps et les livrets d’information des excursions et activités, et les communiquer aux participants ou professeurs encadrants
· Organiser, réserver et accompagner les activités selon les besoins (visites guidées, dîners, ateliers, excursions, etc.) * N.B. les activités peuvent entraîner des déplacements en dehors de Paris
· Assurer l’astreinte et les responsabilités afférentes
· Soutien technique pour les professeurs sur site
· Répondre à la faisabilité des futures demandes de programmes
Arrivées & Orientation
· Rassembler les informations sur les arrivées des étudiants et préparer les instructions nécessaires (y compris pour les arrivées tardives)
· Créer les dossiers d’orientation et les documents à remettre aux étudiants, avec les cartes d’étudiants
· Organiser tout le matériel nécessaire au déroulement de l’orientation (ordinateur, dossiers, fournitures, documents, PowerPoint, etc.)
· Présenter les sessions d’orientation
Qualifications :
Le/La candidat(e) devra avoir :
· Une excellente compétence professionnelle en anglais et en français
· Une très bonne connaissance de la culture française et de la ville de Paris
· Connaissance du domaine de l’enseignement supérieur américain et des attentes des étudiants américains
Le/La candidat(e) devra être :
· Organisé, dynamique, positif, motivé
· Avenant et patient
· Ouvert d’esprit
· Capable de s’adapter à un public étudiant, un corps enseignant et une équipe administrative de cultures variées
· Capable de travailler en équipe
Le/La candidat(e) devra avoir de bonnes qualités interpersonnelles et les autorisations de travail nécessaires pour travailler en France.
Other :
Un extrait de casier judiciaire n°3 sera demandé au candidat sélectionné.
Conditions :
La présence régulière du salarié sur les sites est indispensable à l’exécution des tâches listées ci-dessus.
Les horaires sont souvent aménagés selon les activités (matinale, en soirée, ou lors de séjours en dehors de Paris qui s’étaleraient sur deux ou 3 jours).
Assurer l’astreinte en rotation avec les collègues
Required Documents :
Envoyer votre CV en français et en anglais
Contact :
Envoyer votre candidature au Directeur, M. Scott LYNGAAS - slyngaas@iesabroad.org
