NYU Paris 5è- Administrateur/trice des Affaires Académiques

Nom du programme/ université/Program or University Name : New York University in France

Intitulé du poste/Job Title : NYU Paris - Administrateur/trice des Affaires Académiques

Nature du poste/Job Type : Administration

Lieu du poste/Location : Paris 5e

Type de contrat : CDI temps plein

Lien :

job description :

Position availability :

Responsibilities :

Fondée en 1831, l’université de New York (NYU) est la plus grande université privée aux Etats Unis. L'université dispose des campus délivrant des diplômes à New York, Abu Dhabi et Shanghai et gère 11 centres universitaires et programmes de recherche dans plus de 25 pays. NYU Paris est l'un des 11 centres académiques à l'étranger du réseau global NYU. Les étudiants de NYU Paris participent à un programme d'études immersives tout en obtenant des crédits pour leur diplôme. Pour en savoir plus sur NYU Paris, veuillez visiter le site Web à l'adresse https://www.nyu.edu/paris.html.

Nous recherchons un.e administrateur.trice des affaires académiques en CDI à temps plein.

La mission de l’Administrateur/trice des Affaires Académiques, sous la responsabilité de la Directrice Adjointe en charge des affaires académiques, est de répondre aux besoins quotidiens des étudiants et des professeurs ; l’Administrateur/trice des affaires académiques initie, coordonne et a la responsabilité d’assurer le bon fonctionnement des cours et des activités académiques qui y sont liées au centre académique de NYU Paris. Il/ elle demeure informée de tous les sujets opérationnels du département académique et est capable de répondre, au besoin, à toutes questions d’ordre procédural en cas de courte absence de la directrice adjointe en charge des affaires académiques.

TACHES ET RESPONSABILITES PRINCIPALES

Administration académique (60%)

- Etre responsable de l’administration du calendrier de l’ensemble des activités académiques pour chaque semestre : initier le planning des cours et l’utilisation des salles chaque semestre (incluant JTerm et été) en coordination avec l’équipe académique. Mettre à jour les outils internes et communiquer de façon adéquate au personnel de NYU Paris, professeurs, administratifs, et au bureau Global à New York et/ou aux étudiants.

- Interagir régulièrement avec le personnel administratif approprié de NYU à New York pour les inscriptions aux cours offerts à NYU Paris et tout ce qui a trait aux cours.

- Mettre à jour dans les délais les documents administratifs et les données en général sur les outils internes NYU

- Organiser, avec le support logistique de l’équipe administrative, les événements académiques (tels que la fête de fin de semestre incluant étudiants et professeurs), les réunions de professeurs.

- S’assurer que les délais sont tenus pour tous les rapports exigés (les notes des étudiants, les syllabi des enseignants, les évaluations faites par les étudiants, …)

- S’assurer que le département administratif effectue les réservations pour les activités liées aux cours dans les délais requis et qu’il en informe les professeurs, sur la base de leur syllabus 

Services aux étudiants et aux professeurs (25%)

- Piloter, pour l’équipe académique, le planning et la réalisation des activités de l’orientation académique.

- Aider les étudiants pour leur inscription dans les cours à NYU Paris ; s’assurer que les inscriptions dans les cours dans Albert sont correctes

- Aider les enseignants de NYU Paris à utiliser les systèmes de gestion des cours en ligne 

- Apporter une assistance technologique aux enseignants dans leurs salles de classe quand le responsable informatique n’est pas disponible 

Autre

- Coopérer avec les autres membres de l'équipe académique pour pouvoir faire office de remplaçant en cas d'absence inattendue et de courte durée de l'un d'entre eux.

- Tout(e) autre projet/tâche attribué(e) par le responsable du département académique ou le directeur du site en fonction des besoins ou de nouveaux programmes et projets

Skills :

- Bilingue anglais / français

- Organisé(e), discret(e), sachant définir l’ordre des priorités

- Fort sens du service et de la communication

- Capacité à apprendre et à s’adapter rapidement à de nouveaux outils ou programmes

- Excellente communication à l’écrit et à l’oral, en sachant s’adapter à des publics différents

- A l’aise pour travailler aussi bien de façon autonome et en équipe

- Excellente connaissance du Pack Office (Excel, Word, Powerpoint,…) et de Google Calendar

Qualifications :

Bac + 2 minimum dans le domaine des sciences de l’éducation ou dans l’administration des organisations

Au moins 2 ans d’expérience dans un environnement similaire, avec une excellente connaissance du système universitaire américain

Other :

Conditions :

- CDI temps plein

- 39h /semaine du lundi au vendredi

- Possibilité accompagnement voyage vendredi et/ou samedi (en France)

- Tickets restaurant, mutuelle

- Les candidats doivent avoir l'autorisation de travailler en France

Required Documents :

CV et lettre de motivation français et/ou anglais

Contact :

Soulaffat Abalhassane : sa171@nyu.edu

Beth Epstein : be16@nyu.edu