Assistant.e académique-IES Abroad Paris, 14e et 15e
Nom du programme/ université/Program or University Name : IES Abroad Paris
Intitulé du poste/Job Title : Assistant.e académique
Nature du poste/Job Type : Administrative
Lieu du poste/Location : IES Abroad Paris, 14ème et 15ème arrondissements
Type de contrat : CDD à plein temps du 5 janvier 2026 au 24 juillet 2026
Lien :
job description :
Position availability :
Responsibilities :
Description du poste :
L’assistant.e académique intégrera une équipe chargée de mener à bien plusieurs programmes académiques tout au long de l’année. En tant que membre de l’équipe, l’assistant.e académique participera à divers domaines d’activités.
Missions et activités du poste :
· Inscrire les étudiants dans les cours IES Abroad et dans les écoles partenaires.
· Mener à bien les tâches administratives relatives à l’académique : les syllabi, les notes, les examens, les évaluations de fin de semestre, etc.
· Préparer et participer aux sessions d’orientation en collaboration avec les autres membres de l’équipe : orientation virtuelle et en présentiel.
· Aider au quotidien les professeurs et les étudiants avec la technologie (e.g. Smartboards, Wi-Fi, imprimantes).
· Recenser la présence et communiquer avec les étudiants.
· Assurer le suivi des étudiants inscrits dans les écoles partenaires en accord avec la Responsable académique.
· Coordonner les séances de méthodologie, tutorat, et cours à distance, si nécessaire.
· Gérer et actualiser les bases de données académiques.
· Veiller aux effectifs dans les classes lors des périodes d’inscription.
· Gérer les salles de classe et les fournitures scolaires.
· Réceptionner les syllabi des professeurs et faire les corrections nécessaires.
· Anticiper et planifier les documents de rentrée, les commandes de livres scolaires et les redevances de droits d’auteurs (photocopie et numérique)
· Participer aux réunions préparatoires ou réunions avec le corps professoral
· S’occuper de la bibliothèque (acquisitions, prêts et retours).
· Assister avec les placements de stages (recherche et procédures administratives)
· Assurer la maintenance et l’usage de Moodle ou autres plateformes pédagogiques.
· Autres tâches déléguées.
Travail en équipe avec l’ensemble du personnel d’IES Abroad Paris
· Participer à l’organisation des Customized Programs.
· Communiquer activement et fréquemment avec les étudiants, les professeurs et les membres de l’équipe.
· Organiser et accompagner des activités et excursions (incluant des nuitées), dans le cadre de nos programmes.
· Porter, à tour de rôle avec les autres membres du personnel, le téléphone d’urgence d’IES Paris en dehors des heures de travail. Appliquer les protocoles d’IES Abroad et répondre à toute urgence concernant les étudiant·e·s.
Skills :
Le / La candidat·e devra posséder :
· Une excellente maîtrise professionnelle de l’anglais et du français, à l’écrit comme à l’oral.
· Une aptitude à s’adapter à un public étudiant, à un corps enseignant et à une équipe administrative issus de cultures diverses.
· Une capacité à gérer des informations et des problèmes sensibles et confidentiels de manière fiable et responsable.
· Une capacité à faire preuve d’organisation, de dynamisme, de motivation et d’attitude positive.
· Un bon relationnel, allié à de la patience et une grande ouverture d’esprit.
Qualifications :
Bac+3
Other :
Le / La candidat·e devra également être en possession des autorisations légales nécessaires pour travailler en France et un extrait de casier judiciaire n°3 sera demandé au candidat sélectionné.
La présence régulière sur les sites d’IES Paris est indispensable pour l’exécution des missions listées ci-dessus. Les horaires de travail sont aménagés en fonction des activités (interventions en matinée, en soirée ou lors de séjours de 2 à 3 jours en dehors de Paris).
Conditions :
· Déplacement occasionnel le week-end ou en nuitée pour les voyages ou les sorties avec les étudiants ;
· Variation des horaires selon les différents programmes et leurs besoins ;
· Astreinte en rotation avec les membres de l’équipe pour le téléphone d’urgence.
Required Documents :
CV et lettre de candidature en français
Contact :
Scott Lyngaas, Directeur
slyngaas@iesabroad.org
