Coordinateur·trice administratif·ve IES Abroad-Paris

Nom du programme/ université/Program or University Name : IES Abroad Paris

Intitulé du poste/Job Title : Coordinateur·trice administratif·ve IES Abroad

Nature du poste/Job Type : CDI à temps plein

Lieu du poste/Location : Paris

Type de contrat : Date de prise de poste - le 18 aout 2025

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job description :

Position availability :

Responsibilities :

Le poste de coordinateur·trice exige une excellente capacité d’organisation afin de gérer des détails complexes avec rigueur. La personne retenue sera responsable de la comptabilité et de la gestion budgétaire, ainsi que de certains aspects des ressources humaines et de l’administration générale du Centre.

Nous recherchons une personne dotée de compétences exceptionnelles en organisation et en gestion du temps, capable de développer des systèmes efficaces, de mener plusieurs tâches et de hiérarchiser les priorités au quotidien.

Administration / Gestion de bureau

• Assister dans l’organisation de l’équipe et la mise en œuvre de projets spéciaux (organisation d’événements, réaménagement du temps et de l’espace, etc.).
• Gérer la maintenance du centre en coordination avec la directrice adjointe et la Facilities Manager.
• Maintenir le contact et de bonnes relations avec les fournisseurs actuels, et rechercher de nouveaux fournisseurs
• Commander les fournitures et assurer le suivi de l’inventaire.
• Coordonner la gestion du parc informatique en lien avec le prestataire externe de maintenance informatique.

Comptabilité

• Assurer le règlement et l’enregistrement des dépenses dans les systèmes informatiques (Workday), conformément aux procédures définies par IES Chicago.
• Gérer la petite caisse.
• Correspondre régulièrement avec le comptable d’IES Chicago sur les questions comptables.

Gestion budgétaire

• Collaborer avec la directrice adjointe pour établir et réviser le budget du centre dans les logiciels appropriés (Adaptive Planning dans Workday).
• Communiquer régulièrement avec les autres membres de l’équipe pour assurer un suivi budgétaire précis (semestres réguliers et programmes personnalisés), ainsi qu’avec IES Chicago.
• Examiner les rapports budgétaires (prévisionnels vs. réalisés) afin de garantir une gestion financière rigoureuse.

Ressources humaines

• Coordonner avec le prestataire de paie : saisie des données, vérification des bulletins de salaire, déclaration des cotisations sociales aux autorités françaises, gestion des documents de fin de contrat, etc.
• Rédiger et mettre à jour les contrats du corps enseignant en collaboration avec la directrice adjointe.
• Tenir à jour les dossiers du personnel et gérer le registre obligatoire.
• Commander et régler les titres-restaurant.
• Coordonner les visites médicales obligatoires des salarié·e·s.

Travail en équipe avec l’ensemble du personnel d’IES Abroad Paris

• Maintenir une excellente communication et démontrer un engagement fort envers la réussite de l’équipe et des étudiant·e·s.
• Être fiable et capable d’ajuster ses priorités en fonction des besoins.
• Participer à la planification et à la mise en œuvre de l’ensemble des programmes.
• Organiser et accompagner des activités et excursions (incluant des nuitées), dans le cadre de nos programmes.
• Contribuer à l’animation des réseaux sociaux et aux campagnes de communication.
• Porter, à tour de rôle avec les autres membres du personnel, le téléphone d’urgence d’IES Paris en dehors des heures de travail. Appliquer les protocoles d’IES Abroad et répondre à toute urgence concernant les étudiant·e·s.

Skills :

Le / La candidat·e devra posséder :

• Une excellente maîtrise professionnelle de l’anglais et du français, à l’écrit comme à l’oral.
• Une réelle compétence interculturelle dans un cadre professionnel.
• Une capacité à gérer des informations et des problèmes sensibles et hautement confidentiels de manière fiable et responsable.
• Une capacité à faire preuve d’organisation, de dynamisme, de motivation et d’attitude positive.
• Un bon relationnel, allié à de la patience et une grande ouverture d’esprit.
• Une aptitude à s’adapter à un public étudiant, à un corps enseignant et à une équipe administrative issus de cultures diverses.

Qualifications :

Le / La candidat·e devra également être en possession des autorisations légales nécessaires pour travailler en France et un extrait de casier judiciaire n°3 sera demandé au candidat sélectionné.

Other :

Conditions :

La présence régulière sur les sites d’IES Paris est indispensable pour l’exécution des missions listées ci-dessus. Les horaires de travail sont aménagés en fonction des activités (interventions en matinée, en soirée ou lors de séjours de 2 à 3 jours en dehors de Paris).

Required Documents :

Merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation à la Directrice adjointe, Mme Darcy SMITH, et de les entituler avec votre "NomPrénom–AdministrativeCoordinator”.

Contact :

dsmith@iesabroad.org - Directrice adjointe, Mme Darcy SMITH